Lorsqu’on démarre une petite entreprise, il est fréquent que l’on porte plusieurs chapeaux. Commercialisation, développement, comptabilité, gestion des ressources humaines, production, alouette! On apprend souvent sur “le tas” comme on dit. Le manque de ressources financières oblige ces entrepreneurs en début d’opération ou en croissance à s’adonner au multitâche.
En fait, c’est une situation que l’on peut observer de plus en plus dans tous les types d’organisations de nos jours! Il y a des coupures partout et il faut faire plus avec moins.
Selon Statistiques Canada, les microentreprises (entreprises comptant de 1 à 4 employés) constituent 54,1 % de tous les employeurs du secteur privé, soit le plus grand groupe de PME au Canada. Alors chers “multitâcheurs” sachez que vous n’êtes pas seuls!
Le multitâche, antonyme de routine
On définit le multitâche comme la capacité d’exécuter plusieurs tâches en même temps. Je dirais plutôt que c’est savoir gérer différents mandats dans différents domaines avec différentes contraintes… et ce, tout en gardant le sourire.
Chez Oyez Communications nous avons plusieurs clients, avec des besoins différents. Des délais à respecter, des fournisseurs à consulter, une petite équipe pour tout assurer. Vous pouvez aussi être quelqu’un qui travaille à plusieurs endroits ou un propriétaire de différentes entreprises. Peu importe votre profil; entrepreneur, employé, travailleur autonome, on est souvent, un jour ou l’autre appelé à porter plusieurs chapeaux.
Le défi est alors de bien organiser sa gestion du temps. Cindy nous a d’ailleurs partagé il y a quelque temps un outil qui permet de savoir où va notre temps justement!
Comment faire pour être efficace sans s’éparpiller partout!
- Dans mon cas, la description de l’emploi que j’ai reçue lorsque j’ai commencé ou la description d’un contrat est une base essentielle pour bien s’organiser. Elle indique habituellement les points suivants:
- le titre et la description du poste,
- le secteur d’activité,
- sous la responsabilité de quel supérieur se référer,
- l’objectif principal du ou des mandats,
- la définition des principales responsabilités,
- les compétences et les habiletés personnelles qui doivent être mises à profit pour mener à bien les tâches confiées,
- le nombre d’heures accordées par semaine pour chaque mandat.
Cette description peut changer en cours de mandat, c’est pourquoi il est important de la relire à l’occasion et de la mettre à jour avec son supérieur.
- Établir un horaire pour identifier les priorités. Pour pratiquer le multitâche, il faut être flexible et avoir la capacité de s’adapter rapidement aux changements. Par contre, des cases horaires bien définies permettent de mieux gérer le travail. De se consacrer à un dossier à la fois. Car notre cerveau ne sait bien faire qu’une seule chose à la fois!
- Partager son agenda et le tenir à jour. Entre les rencontres avec les clients, un appel conférence ou un meeting de gestion, l’agenda partagé permet aux membres de l’équipe de voir en un coup d’œil où sont les collègues et ce qu’ils font.
- La liste des tâches de la semaine. Partagée sur Google Drive, j’y indique l’ordre de mes priorités de la semaine et les autres tâches à faire pour chaque mandat. J’annote d’une autre couleur les actions que j’ai entreprises (confirmer client, rappeler à telle date, laisser message). Cindy voit ainsi où j’en suis rendue dans mes dossiers. Elle peut aussi ajouter de nouvelles tâches et m’expliquer brièvement ses besoins.
- Eh oui, les fameuses réunions! Malheureusement considérées comme une perte de temps par certains gestionnaires, elles sont pourtant d’une importance capitale. Chez-nous, pour ne pas les étirer inutilement, nous les faisons debout. Elles comportent de nombreux avantages:
- Elles permettent de partager la même information à tout le monde en même temps.
- Elles m’assurent (ou me rassurent) que je prends la bonne direction dans mes mandats.
- Elles établissent les priorités.
- Elles fournissent les données manquantes pour continuer le travail.
- C’est l’occasion de partager les idées, de trouver des solutions.
- Elles restent le meilleur moyen de communication entre les membres de l’équipe.
- Prenez des pauses. Le multitâche mal géré (faire plusieurs tâches à la fois) demande beaucoup (trop!) d’énergie au corps et à l’esprit. De là, le sentiment de se sentir épuisé. Pour pouvoir avancer, arrêtez-vous un peu. Prenez 5 minutes à l’extérieur, sans téléphone et allez vous changer les idées. À votre retour, rétablissez vos priorités et concentrez-vous sur UNE seule tâche à la fois.
Ce sentiment de se sentir débordé!
Malgré tous les outils que j’utilise, les bonnes intentions, les To do lists, il m’arrive à l’occasion de me sentir débordée. D’avoir l’impression de ne pas avancer. De faire plein de choses, mais de ne rien terminer. Et de paniquer!! Alors, je respire un bon coup, je me rappelle combien d’heures par semaine me sont accordées par mandat pour réaliser mes tâches. Je réalise alors que je ne peux pas tout faire et que c’est correct.
Je me fais une liste des réponses dont j’ai besoin pour trouver une solution, je sollicite une rencontre avec mes supérieurs si nécessaire. Et je remercie tous les jours l’inventeur du Post-it, mon indispensable. Ces petits carrés de couleur me libèrent tellement l’esprit.
Et vous, comment faites-vous pour gérer le multitâche? Quels sont vos outils, vos trucs pour réussir à tout faire?
Valérie