Je suis une personne plutôt intuitive. Si je ne fais pas attention, j’ai tendance à agir selon ce que mon pif me dicte sans trop analyser. L’intuition, c’est bon! On parle beaucoup de cette faculté qui est souvent trop négligée en affaires. Cependant, trop peu analyser, ça peut aussi nous jouer des tours. Encore une fois, l’équilibre est la clé et j’apprends à analyser un peu plus avant d’aller de l’avant.
J’ai une employée qui est très méthodique. Cette minutie est parfaite pour les tâches qu’elle effectue et je suis très reconnaissante qu’elle puisse encadrer certaines activités de l’entreprise. Cependant, j’ai mis un peu plus de temps à comprendre que je la perdais quand je lui donnais des tâches à la va vite, en me fiant sur le fait qu’elle comprenait mes attentes. Je la déstabilisais et, de mon côté, je n’étais pas toujours satisfaite parce que ça n’allait pas comme je voulais.
À qui la faute vous pensez? À bibi bien sûr! Je parle beaucoup sur mon blogue de communications avec les clients, mais bien communiquer avec ses employés a un impact direct sur ses clients aussi! Il était temps que j’y voie!
Que faire quand ça ne fonctionne pas? Changer sa façon de faire bien sûr!
En tant qu’employeur, j’ai le devoir d’adapter mes façons de faire avec un employé de talent. Si après quelques adaptations, mes attentes n’avaient toujours pas été comblées, alors seulement j’aurais pu penser que je n’avais pas choisi la bonne personne.
Ayant affaire à une personne méthodique, quand j’ai étudié cette méthode, somme toute très simple, j’ai dit Alléluia! J’avais l’intuition (tiens encore!) que cette méthode allait faire des merveilles, non seulement pour mon employée méthodique, mais pour moi qui déléguais un peu n’importe comment et pas très souvent je dois dire. J’avais cependant la volonté d’améliorer cet aspect de ma gestion puisque c’est ce qui me permettrait d’amener mes affaires un pas plus loin.
Cette méthode allait me permettre de faire un suivi adéquat de la tâche déléguée. Elle me permettrait aussi d’encadrer adéquatement un employé ayant besoin de consignes claires et laisser suffisamment de liberté à un autre qui veut faire les choses à sa façon en autant que le résultat est celui attendu.
L’art de donner un mandat à quelqu’un
Je n’ai bien sûr pas inventé cette méthode. Je l’ai apprise dans le cadre de mon certificat en gestion des entreprises. Je vous la partage parce qu’elle a eu un impact positif sur mes communications internes et j’espère qu’il en sera de même pour vous.
Étape 1 – Clarifier le mandat
Décrire la tâche à accomplir et pourquoi elle doit être faite. C’est toujours tellement plus motivant de savoir pourquoi on doit faire quelque chose. Est-ce en lien avec la mission de l’entreprise, un objectif stratégique, une priorité?
Étape 2 – Quel est le résultat visé
Soyez précis dans vos attentes en les chiffrant et encore une fois en référant au pourquoi de cette demande.
Étape 3 – Les moyens
Avez-vous une séquence à proposer, des gestes précis que vous voulez vous voir faire pour réaliser le mandat. Quel est le budget associé à cette tâche et les ressources humaines ou techniques?
Étape 4 – Les acteurs
Par défaut, il y en a 2 : vous et la personne qui se voit donner le mandat. Il y en a peut-être plus. Ici, on précise les rôles et responsabilités de chacun.
Étape 5 – Le suivi
Si vous êtes à l’étape d’apprendre à déléguer, c’est l’occasion de préciser vos attente, le nombre et la façon dont vous effectuerez le suivi que vous aimeriez faire. S’il y en a beaucoup parce que vous êtes un peu anxieux de laisser aller une tâche, au moins la personne qui aura le mandat saura en avance à quoi s’attendre du côté des suivis. Si, au contraire vous n’avez rien précisé à ce sujet mais que vous êtes constamment en train de vérifier le travail, elle croira que vous n’avez pas confiance.
Étape 6 – L’évaluation
Comment le résultat de ce mandat sera-t-il évalué? Le résultat final? La façon de mener le mandat? La progression vers l’objectif?
Cette façon de faire pour déléguer des tâches nous permet de se mettre en cohérence sur les perceptions de chacun quant au mandat à réaliser.
Allez-y, tentez le coup et donnez m’en des nouvelles! En améliorant votre façon de déléguer des tâches, vous devriez être en mesure d’apprécier une différence notable, autant dans l’exécution que dans l’atteinte de vos objectifs.
Ça été mon cas du moins!
